Agente de IA - Cobrança Automatizada

Agente de IA - Cobrança Automatizada

Agente de IA - Integração e Cobrança Automatizada

Modelo padronizado para utilização com clientes SIG 2000, sem vínculo com cliente específico, com foco em comunicação automatizada, régua de cobrança e disparos manuais pelo ERP.

Tipo de documento

Documentação operacional e comercial

Aplicação

Agente de IA SIG 2000

Escopo

Modelo genérico para todos os clientes

Canal principal

WhatsApp Business / Instância configurada

Orientação do documento

Retrato

Responsável

SIG 2000 Informática LTDA

Data de referência

05/06/2026

 

Importante

- Este documento é genérico e pode ser utilizado como base para qualquer cliente SIG 2000.

- Os campos entre colchetes devem ser substituídos pelas informações reais da empresa, do cliente, do título e dos canais de atendimento.

- Não há referência a cliente específico no conteúdo final.

 

 

1. Objetivo

Esta documentação descreve o modelo genérico do Agente de IA SIG 2000 para integração com o ERP, envio de mensagens automatizadas e apoio às rotinas de cobrança e comunicação financeira.

O objetivo é padronizar a apresentação da solução para diferentes clientes, mantendo uma estrutura reutilizável, parametrizável e aderente aos fluxos operacionais de cada empresa contratante.

Abrangência da documentação

- Régua automática de cobrança por vencimento e atraso.

- Templates genéricos de mensagens para WhatsApp.

- Pré-requisitos técnicos e operacionais para implantação.

- Boas práticas de operação, segurança e governança.

- Funcionalidades complementares de disparo manual pelo ERP.

 

2. Visão geral da solução

O Agente de IA atua como uma camada de automação entre o ERP SIG 2000, as regras comerciais parametrizadas e o canal de comunicação utilizado pela empresa. A solução identifica eventos relevantes, seleciona o modelo de mensagem adequado e realiza o envio conforme a régua definida.

Figura 1 - Visão macro da solução em modelo genérico.

A solução não substitui o atendimento humano. O objetivo é reduzir tarefas repetitivas, antecipar comunicações financeiras, organizar disparos e facilitar a atuação do setor responsável quando houver retorno do cliente final.

3. Componentes do modelo genérico

Componente

Descrição

ERP SIG 2000

Origem dos dados de clientes, títulos, boletos, propostas, orçamentos e demais documentos elegíveis para comunicação.

Agente de IA

Camada de interpretação das regras e montagem da comunicação conforme template, gatilho e dados disponíveis.

Régua de cobrança

Conjunto de eventos temporais que define quando e qual mensagem será enviada.

Canal de envio

Instância de WhatsApp Business ou outro canal previamente habilitado para o cliente.

Monitoramento

Acompanhamento dos envios, falhas, reprocessamentos e logs operacionais.

Operação manual

Envio pontual de documentos e mensagens autorizadas diretamente pelo ERP ou fluxo administrativo.

 

 

4. Estrutura de investimento

A estrutura comercial pode variar conforme o contrato, volume de utilização, tipo de instância, necessidade de verificação e escopo de implantação. Para valores, deve-se consultar a tabela comercial vigente da SIG 2000.

Item

Periodicidade

Observação

Instância SIG 2000

Mensal

Valor conforme tabela comercial vigente.

Meta Verified

Mensal

Aplicável quando contratado ou recomendado para aumento de autoridade e redução de riscos operacionais.

Implantação / Configuração

Conforme escopo

Pode contemplar parametrização, testes, homologação e treinamento.

Customizações adicionais

Sob análise

Demandas fora do escopo padrão devem ser avaliadas tecnicamente e comercialmente.

 

5. Pré-requisitos para implantação

Antes da ativação, recomenda-se validar os requisitos abaixo para reduzir falhas de envio, inconsistências cadastrais e riscos de bloqueio do canal.

Categoria

Pré-requisito

Cadastro

Clientes com telefone válido, preferencialmente com DDD, país e padrão de número atualizado.

Financeiro

Títulos, vencimentos, valores, boletos e linhas digitáveis corretamente gerados no ERP.

Canal

WhatsApp Business configurado com dados institucionais completos da empresa.

Segurança

Acesso protegido por autenticação forte, verificação em duas etapas e controle de responsáveis.

Operação

Definição dos horários permitidos de envio, mensagens aprovadas e fluxo de retorno ao atendimento humano.

Homologação

Testes com amostra controlada antes da liberação para todos os clientes da base.

 

6. Parametrizações por cliente

Como a documentação é genérica, cada implantação deve receber parâmetros próprios da empresa contratante. Estes dados são utilizados para personalização das mensagens e controle da régua de envio.

Parâmetro

Exemplo de preenchimento

[NOME_DA_EMPRESA]

Razão social ou nome fantasia utilizado nas mensagens.

[TELEFONE_SUPORTE]

Número oficial para dúvidas ou atendimento financeiro.

[EMAIL_SUPORTE]

E-mail de apoio, quando utilizado.

[DADOS_BANCARIOS]

Dados autorizados para pagamento, quando aplicável.

Horários de envio

Faixa permitida para disparos automáticos e manuais.

Política de atraso

Quantidade de dias em atraso para início da cobrança ativa.

Frequência de repetição

Periodicidade do reenvio enquanto o título permanecer pendente.

 

 

7. Régua de cobrança automatizada

A régua padrão utiliza gatilhos temporais vinculados à data de vencimento do título. O fluxo pode ser ajustado conforme a política comercial do cliente, mas o modelo base contempla avisos antes do vencimento, alerta no dia e cobrança após atraso.

Figura 2 - Régua temporal padrão para cobrança automatizada.

Gatilho temporal

Ação executada

Frequência

5 dias antecipados

Aviso de vencimento próximo.

Única

2 dias antecipados

Lembrete de pagamento com dados bancários, boleto ou linha digitável.

Única

Data de vencimento

Alerta de vencimento no dia.

Única

A partir do 5º dia de atraso

Cobrança ativa de título pendente, enquanto o documento permanecer em aberto.

Diária ou conforme parametrização

 

8. Exemplo visual do fluxo de envio

A imagem abaixo representa um exemplo de nós de envio parametrizados por regra temporal. Cada etapa aciona um modelo de mensagem específico, respeitando o gatilho definido para o título.

Figura 3 - Exemplo visual de etapas de envio por prazo.

Leitura do fluxo ilustrativo

- Enviar texto = 5 dias: aviso antecipado de vencimento.

- Enviar texto = Hoje: alerta emitido na data de vencimento.

- Enviar texto = 2 dias: lembrete próximo ao vencimento, conforme parametrização.

- Enviar texto = 5 dias em atraso: cobrança ativa após o prazo definido.

 

9. Templates de mensagens - modelos genéricos

Os modelos abaixo devem ser utilizados como base. Antes da ativação em produção, cada cliente deve revisar assinatura, telefone de suporte, tom de comunicação, dados bancários e campos variáveis.

Modelo WhatsApp - Lembrete de vencimento

Olá, [NOME_DO_CLIENTE]!

 

Passamos para lembrar que nos próximos dias vence um título da [NOME_DA_EMPRESA].

 

Informações do título:

Número: [NUMERO_TITULO]

Valor: R$ [VALOR]

Vencimento: [DATA_VENCIMENTO]

 

Para sua comodidade, você pode efetuar o pagamento utilizando as informações abaixo:

Linha digitável: [LINHA_DIGITAVEL]

 

Dúvidas? Entre em contato pelo telefone/WhatsApp: [TELEFONE_SUPORTE]

 

Esta é uma mensagem automática. Caso já tenha realizado o pagamento, por favor desconsidere.

 

Atenciosamente,

Departamento Financeiro

[NOME_DA_EMPRESA]

 

Modelo WhatsApp - Alerta de vencimento hoje

Olá, [NOME_DO_CLIENTE]!

 

Identificamos que hoje é a data de vencimento do título abaixo:

 

Número: [NUMERO_TITULO]

Valor: R$ [VALOR]

Vencimento: [DATA_VENCIMENTO]

 

Para pagamento, utilize a linha digitável:

[LINHA_DIGITAVEL]

 

Em caso de dúvidas, fale conosco pelo telefone/WhatsApp: [TELEFONE_SUPORTE]

 

Esta é uma mensagem automática. Caso o pagamento já tenha sido realizado, por favor desconsidere.

 

Atenciosamente,

Departamento Financeiro

[NOME_DA_EMPRESA]

 

 

Modelo WhatsApp - Débito pendente

Prezado(a) [NOME_DO_CLIENTE],

 

Informamos que consta um débito pendente em seu cadastro no valor de R$ [VALOR].

 

Detalhes do documento:

Número: [NUMERO_TITULO]

Vencimento original: [DATA_VENCIMENTO]

 

Nosso objetivo é regularizar essa situação da melhor forma possível. Para facilitar o pagamento, utilize as opções abaixo:

Linha digitável: [LINHA_DIGITAVEL]

 

Dúvidas? Entre em contato pelo telefone/WhatsApp: [TELEFONE_SUPORTE]

 

Esta é uma mensagem automática. Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor desconsidere.

 

Atenciosamente,

Departamento Financeiro

[NOME_DA_EMPRESA]

 

Modelo WhatsApp - Envio manual de boleto

Olá, [NOME_DO_CLIENTE]!

 

Segue a segunda via do boleto referente ao título [NUMERO_TITULO] da [NOME_DA_EMPRESA].

 

Valor: R$ [VALOR]

Vencimento: [DATA_VENCIMENTO]

Linha digitável: [LINHA_DIGITAVEL]

 

Caso precise de apoio, entre em contato pelo telefone/WhatsApp: [TELEFONE_SUPORTE]

 

Atenciosamente,

Departamento Financeiro

[NOME_DA_EMPRESA]

 

Campos variáveis recomendados

- [NOME_DO_CLIENTE], [NOME_DA_EMPRESA], [NUMERO_TITULO], [VALOR], [DATA_VENCIMENTO], [LINHA_DIGITAVEL], [TELEFONE_SUPORTE], [EMAIL_SUPORTE].

- Campos sem informação no ERP devem ser tratados antes do envio para evitar mensagens incompletas.

 

 

10. Funcionalidades de disparo manual

Além da régua automática, o sistema pode permitir envios pontuais pelo ERP ou por fluxo administrativo autorizado. Esses disparos devem respeitar permissões, escopo contratado e regras de comunicação aprovadas pela empresa.

Funcionalidade

Descrição

Propostas e orçamentos

Envio de propostas, cotações ou orçamentos personalizados para clientes.

Boletos em PDF

Envio de boleto, segunda via ou documento financeiro em formato PDF.

Linha digitável

Envio rápido das informações de pagamento quando o boleto não precisar ser anexado.

Notificações de faturamento

Avisos internos ou externos sobre emissão de notas, faturamento ou documentos concluídos.

Relatórios internos

Comunicações administrativas destinadas à equipe da empresa, conforme necessidade operacional.

Reenvio controlado

Reenvio de mensagem ou documento para cliente específico mediante solicitação do usuário autorizado.

 

11. Boas práticas de operação

A operação correta do Agente de IA depende da qualidade dos cadastros, do cuidado com o canal de envio e da maturação progressiva do número utilizado pela empresa.

Prática

Recomendação

Selo de verificação

Quando aplicável, utilizar verificação institucional para aumentar autoridade e reduzir risco de bloqueio.

Segurança digital

Manter verificação em duas etapas, autenticação forte e controle dos acessos administrativos.

Maturação de chip

Para novos números, iniciar com volume reduzido e aumentar gradualmente os envios.

Perfil institucional

Manter nome, foto, descrição, endereço, horário e dados da empresa completos no WhatsApp Business.

Horário comercial

Evitar disparos em horários sensíveis, feriados ou fora da política definida pelo cliente.

Mensagem objetiva

Utilizar textos claros, educados, sem excesso de links e com identificação da empresa remetente.

 

 

12. Governança, segurança e privacidade

A solução deve ser operada com controle de acesso, rastreabilidade e atenção à proteção de dados. A empresa contratante é responsável por manter os dados cadastrais corretos e por definir a política de comunicação com seus clientes.

- Utilizar apenas canais oficiais e autorizados pela empresa contratante.

- Evitar envio de dados sensíveis desnecessários nas mensagens.

- Registrar logs de envio, falha e reprocessamento sempre que disponível.

- Definir usuários autorizados para disparos manuais e alterações de templates.

- Manter procedimento para atendimento humano quando o cliente responder à mensagem.

- Respeitar solicitações de não recebimento, quando aplicável à política da empresa.

Recomendação de controle

- Toda implantação deve possuir um responsável operacional do cliente e um responsável técnico da SIG 2000 para acompanhamento da ativação, testes e validações iniciais.

 

13. Processo sugerido de implantação

Etapa

Descrição

Responsável principal

1. Levantamento

Definir escopo, canal, templates, regras de vencimento e dados variáveis.

Cliente / SIG 2000

2. Parametrização

Configurar instância, templates, horários, gatilhos e regras de envio.

SIG 2000

3. Homologação

Realizar testes com clientes internos ou amostra controlada.

Cliente / SIG 2000

4. Ajustes

Corrigir textos, filtros, cadastros e critérios identificados nos testes.

SIG 2000

5. Ativação assistida

Iniciar operação com monitoramento próximo e volume controlado.

SIG 2000 / Cliente

6. Operação contínua

Acompanhar logs, retornos de clientes, falhas e necessidades de melhoria.

Cliente

 

14. Checklist de homologação

Item

Status esperado

Telefone do cliente

Formato válido e apto para recebimento de mensagem.

Título financeiro

Valor, vencimento e número do documento conferidos no ERP.

Linha digitável / boleto

Informação presente e validada antes do envio.

Template

Texto aprovado pela empresa contratante.

Assinatura

Nome da empresa e canal de suporte corretos.

Gatilho temporal

Mensagem enviada conforme regra de 5 dias, 2 dias, hoje ou atraso.

Registro de envio

Status e logs disponíveis para conferência operacional.

Atendimento humano

Equipe preparada para receber respostas dos clientes finais.

 

 

15. Papéis e responsabilidades

Parte

Responsabilidades principais

SIG 2000

Configuração técnica, apoio na implantação, orientação de uso, análise de falhas técnicas e manutenção conforme contrato.

Empresa contratante

Validação dos dados, aprovação das mensagens, definição da política de envio, atendimento aos clientes finais e atualização cadastral.

Usuários autorizados

Realizar disparos manuais apenas quando permitido, revisar documentos antes do envio e comunicar inconsistências.

Equipe financeira

Acompanhar retornos, negociar pendências, registrar baixas e manter títulos atualizados no ERP.

 

16. Critérios de sucesso

- Redução de tarefas manuais repetitivas no setor financeiro.

- Melhor organização dos avisos de vencimento e cobrança.

- Aumento da previsibilidade na comunicação com clientes finais.

- Padronização dos textos enviados pela empresa.

- Maior rastreabilidade dos disparos e das falhas operacionais.

- Melhor tempo de resposta para envio de boletos, propostas e documentos pontuais.

17. Considerações finais

O Agente de IA SIG 2000 fornece uma estrutura padronizada para comunicação automatizada e apoio às rotinas financeiras, permitindo que cada cliente utilize a solução de acordo com sua política comercial e operacional.

Por se tratar de um modelo genérico, os textos, prazos, canais, horários e regras de repetição devem ser revisados em cada implantação. A ativação deve ocorrer somente após validação dos templates, teste controlado e confirmação dos responsáveis pelo processo.

Conclusão

- A solução aumenta a eficiência operacional e padroniza a comunicação, mantendo flexibilidade para adequação a diferentes clientes, segmentos e políticas de cobrança.

 

Autor

Luiz Guilherme Leal Machado
Gerente de Suporte / Sucesso do Cliente
SIG 2000 Informática – Soluções em Gestão para Indústrias e Distribuidoras

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